PENGISIAN JABATAN
1.1.PENGERTIAN.
Fungsi
pengisian jabatan (staffing) adalah kegiatan untuk memperoleh
karyawan yang efektif yang akan mengisi jabatan-jabatan kosong di organisasi
perusahaan.pengisian jabatan ini bertujuan agar semua jabatan ada pejabatnya
yang akan melaksanakan tugas-tugas pada setiap jabatan tersebut, sehingga
sasaran perusahaan tercapai. Pengisian jabatan ini dilakukan dengan cara
penarikan, seleksi, dan penempatan karyawan yg baik, sehingga para karawan
dapat bekerja efektif dalam melakukan tugas-tugas nya.
1.2.RUANG
LINGKUP PENGISIAN JABATAN
1.2.1. PENGADAAN (procurement)
Pengadaan
( procurement ) adalah merupakan fungsi operasional yang utama dari MSDM.
Pengadaan tenaga-kerja ini merupakan masalah yang penting, sulit, &
kompleks karena untuk mendapatkan dan menempatkan orang-orang yang kompeten,
serasi serta efektif tidaklah semudah membeli & menempatkan mesin.
Tenaga-kerja
adalah asset utama perusahaan yang menjadi perencana dan juga pelaku aktif dari
setiap aktivitas dalam organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan,
keinginan, status dan latar belakang pendidikan, usia, jenis kelamin yang
heterogen, dibawa kedalam organisasi perusahaan; bukan seperti mesin, uang,
& material yang sifatnya pasif dan dapat dikuasai serta diatur sepenuhnya
guna mendukung tercapainya tujuan perusahaan.
Tenaga-kerja
yang cakap, mampu, dan trampil belum menjamin produktivitas kerja yang baik
bila moral kerja & kedisplinannya rendah. Mereka baru dapat dikatakan bermanfaat
serta mendukung terwujudnya tujuan perusahaan bila mereka berkeinginan tinggi
untuk menciptakan prestasi. Dan tenaga-kerja yang kurang mampu, tidak cakap,
& tidak trampil akan mengakibatkan pekerjaan tersebut tidak dapat selesai
tepat pada waktunya.
Kualitas
dan kuantitas para tenaga-kerja juga harus disesuaikan dengan kebutuhan
perusahaan agar tujuan dapat tercapai secara efektif dan juga efisien.
Penempatan tenagakerja juga harus tepat sesuai dengan kemampuan &
ketrampilan yang dimilikinya. Sehingga gairah kerja dan kedisplinannya akan
lebih baik dan efektif guna menunjang terwujudnya tujuan organisasi/perusahaan
a. Analisis
Jabatan (Jab Analysis)
Analisis
jabatan (jab analysis) adalah menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja
yang harus dilakukan pada suatu jabatan, mengapa pekerjaan itu dilakukan dan
bagaimana cara melakukannya. Hasil analisis jabatan ini adalah uraian pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan. Uraian pekerjaan adalah uraian mengenai tugas-tugas dan tanggung jawab
seorang pejabat pada suatu jabatan atau apa hak dan kewajibannya. Spesifikasi
pekerjaan adalah uraian syarat-syarat orang yang dapat memangku suatu jabatan
tertentu, agar ia dapat bekerja secara efektif.
b. Manfaat
analisis jabatan
Analisis jabatan dapat dianggap sebagai alat bagi
pimpinan dalam memecahkan masalah kemanusian. Hal ini karena analisis jabatan
memberikan bantuan terhadap banyak hal, seperti:
a. Dalam
hal penarikan, seleksi dan penempatan pekerjaan;
b. Dalam
orientasi, pendidikan dan pelatihan;
c. Dalam
penilaian jabatan;
d. Dalam
perbaikan syarat-syarat pekerjaan;
e. Perencanaan
organisasi;
f. Pengembangan
karir khususnya pemindahan dan promosi;
g. Pengaturan
kompensasi;
h. Konseling.
Dengan
adanya analisis jabatan ini penarikan calon pegawai, seleksi dan penempatan
para karyawan dapat didasarkan atas kualifikasiperseorangan yang dicantumkan
dalam analisis jabatan tersebut.
c. Cara
Menyusun Analisis Jabatan
Dalam
penyususnan analisis jabatan kita mengenal tiga macam cara, yaitu sebagai
berikut.
a. Penyusunan
daftar pertanyaan
Pengumpulan
keterangan untuk menyusun analisis jabatan dapat dilakukan dengan cara mengirim
suatu daftar pertanyaan kepada karyawan yang bersangkutan. Agar supaya jawaban
terarah dan untuk memendu karyawan dalam menjawab pertanyaan tersebut maka
pertanyaan dibatasi kepada hal-hal yang penting saja, misalnya pemberian
gambaran yang jelas mengenai
- apa
yang dikerjakan oleh yang bersangkutan
- bagaimana
yang bersangkutan mengerjakan pekerjaannya
- mengapa
yang bersangkutan mengerjakan pekerjaan tersebut
- keterampilan
apa yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Contoh daftar pertanyaan
untuk analisis jabatan adalah sebagai berikut.
b. Wawancara
atau interview
Cara lain untuk
mendapatkan informasi mengenai jabatan ini adalah dengan cara menanyakan
lagsung kepada karyawan atau atasan dari karyawan yang melakasanakan tugas tersebut.
Pertanyaan disampaikan secara lisan dan jawaban dicatat oleh pewawancara. Cara
ini jika tidak hati-hati sering menimbulkan salah pengertian antara pewawancara
dan karyawan yang diwawancarai. Oleh karena itu, pewawancara harus memiliki
pendidikan serta pengalaman yang cukup untuk melakukan wawancara. Cara ini
sering menjadi pelengkap cara pertama, terutama untuk mendapatkan penjelasan
dari jawaban pertanyaan tertulis pada cara yang pertama.
b. Peninjauan
oleh penganalisis jabatan
Pengumpulan
keterangan untuk analisis jabatan melalui wawancara sering diikuti dengan
peninjauan oleh penganalisis jabatan. Pada waktu peninjauan tersebut
penganalisis harus dapat memahmi apa yang dilihatnya dengan singkat, jelas, dan
mudah dimengerti. Ketika melakukan peninjauan, penganalisis jabatan harus dapat
bergaul dengan pekerja sebaik-baiknya. Cara ini adalah cara terbaik karena
dengan cara inipenganalisis tidak hanya melihat dari jawaban karyawan, namun
dapat pula melihat sendiri apa yang terjadi di lapangan. Pertanyaan dapat di
ajukan kepada karyawan apabila diperlukan.
Proses selanjutnya
adalah penganalisis membuat deskripsi kerja (job description), dimana
deskripsi kerja ini diturunkan dari analisis jabatan.
1.2.2. PENARIKAN (recruiting)
penarikan adalah
kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga
kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong di perusahaan.
Kegiatan mencari dan mempengaruhi
tenaga kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong di
perusahaan dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, .yaitu:
a. Balas
jasa
b. Status
karyawan
c. Kesempatan
promosi
d. Job
specification
e. Metode
penarikan
f. Penawaran
tenaga kerja
Sumber-sumber
penarikan karyawan :
a. Sumber internal
Karyawan
yang akan mengisi lowongan jabatan yang lowong, ditarik dari karyawan yang
telah ada dalam perusahaan. Penarikan dilakukan dengan cara “mutasi” atau
transfer, baik sifatnya vertical (promosi-demosi maupun horizontal (rotasi).
· Demosi
Demosi yaitu mutasi dengan cara
penurunan pangkat atau jabatan seseorang karyawan.
· Promosi
Promosi adalah mutasi dengan menaikkan pangkat atau jabatan seseorang,
sehingga authority dan responsibility-nya semakin besar biasanya diikuti dengan
kenaikan pendapatan.
Dasar-dasar promosi
yaitu:
- Senioritas,
yaitu promosi yang didasarkan pada lamanya pengalaman kerja seorang karyawan.
- Ability
(kecakapan), yaitu promosi yang didasarkan atas kecakapan seseorang, yang
kecakapannya lebih baik mendapat prioritas pertama untuk dipromosikan.
- Kombinasi
senioritas dan ability adalah promosi yang dilakukan berdasarkan lamanya masa
kerja dan tingkat pendidikan formal melalui ujian kenaikan golongan.
· Mutasi
horizontal (rotasi)
adalah pemindahan
seorang karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lainnya, tetapi pangkatnya
tetap, hanya pekerjaannya yang berbeda.
b. Sumber external
Untuk
mengisi loeongan jabatan yang kosong ditarik orang-orang dari luar perusahaan,
yaitu:
- Lembaga
pendidikan
- Kantor
penempatan tenaga kerja
- Pusat
tenaga kerja
- Nepotisme
atau kawan-kawan karyawan.
1.2.3. SELEKSI (Selection)
Seleksi adalah
Serangkaian kegiatan yang dilaksanakan untuk memutuskan apakah seorang pelamar
diterima / ditolak,tetap / tidaknya seorang pekerja ditempatkan pada
posisi-posisi tertentu yang ada dalam organisasi perusahaan tsb.
· Dasar
seleksi
dasar
seleksi adalah job spesification dari perusahaan
bersangkutan
.
· Metode
seleksi:
- Metode
nonilmiah
Seleksi yang
dilaksanakan tidak didasarkan kepada criteria/standar atau spesifikasi
kebutuhan nyata pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada
perkiraan dan pengalaman saja.
- Metode
Ilmiah
Seleksi yang didasarkan
kepada ilmu pengetahuan dan kebutuhan nyata jabatan yang akan diisi serta
berpedoman kepada criteria spesifikasi dan standar-standar tertentu.
· Sistem
seleksi:
- Succesive
Hurdles
Sistem seleksi yang
dilaksanakan berdasarkan urutan testing yakni jika peserta tidak lulus pada
suatu testing maka ia tidak boleh mengikuti testing berikutnya dan pelamar
tersebut dinyatakan gugur.
- Compensatory
Approach
Sistem selesi yang dilakukan
dimana peserta mengikuti seluruh testing, kemudian dihitung nilai rata-rata
hasil tesnya apakah mencapai standar atau tidak.
· Tingkat-tingkat
seleksi:
- Seleksi
tingkat pertama
Seleksi tingkat
pertama adalah seleksi yang dilakukan menurut prosedur yang telah ditetapkan
perusahaan bersangkutan dan jika lulus maka pelamar dinyatakan diterima dengan
status karyawan percobaan atau calon pegawai (capeg)
- Seleksi
tingkat kedua
Seleksi tingkat kedua
adalah seleksi yang dilakukan selama masa percobaan (capeg) dengan cara
mengamati dan menilai mental, perilaku, kedisiplinan, dan kemampuan nyata calon
karyawan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya.
- Seleksi
tingkat ketiga
Seleksi tingkat
ketiga adalah seleksi dengan mengikuti prajabatan atau pelatihan, jika lulus
maka calon karyawan diangkat menjadi karyawan tetap.
· Prosedur
seleksi
- Seleksi
surat surat lamaran
- Pemeriksaan
referensi
- Wawancara
pendahuluan
- Seleksi
ilmu pengetahuan
- Tes
psikologi
- Tes
kesehatan
- Wawancara
akhir dengan atasan langsung dan Memutuskan diterima atau tidak
· Tujuan
seleksi.
Seleksi ini bertujuan agar dapat
memproleh karyawan yang :
- Qualified
dan potensial
- Jujur
dan disiplin
- Trampil
dan semangat bekerja
- Dapat
bekerjasama
- Dinamis
dan kreatif
- Inovatif
dan bertanggungjawab
- Loyal
· Penyeleksi
- Bagian
urusan sumber daya manusia
- Pihak
ketiga yang professional
- Kombinasi USDM dan pihak ketiga.
1.2.4. PENEMPATAN.
Penempatan adalah
kegiatan untuk menempatkan orang-orang yang telah lulus seleksi pada
jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan
klasifikasi-klasifikasi pekerjaan. Dalam penempatan karyawan baru ini dilakukan
orientasi, induksi dan pelatihan.
a. Orientasi
Orientasi artinya memberitahukan kepada karyawan baru tentang hak dan
kewajibannya, tugas dan tanggung jawabnya, peraturan-peraturan perusahaan,
sejarah dan struktur organisasi perusahaan serta memperkenalkannya kepada para
karyawan lama.
b. Induksi
induksi adalah kegiatan untuk mempengaruhi tingkah laku karyawan baru yang
telah ditempatkan, agar ia menaati peraturan perusahaan dan norma-norma social
yang berlaku.
c. Pelatihan
Pelatihan (training) karyawan perlu dilakukan untuk meningkatkan efesiensi dan
efektivitas kerjana. Pelatihan ini memerlukan biaya, tetapi biaya – biaya ini
menjadi investasi jangka panjang dibidang sumber daya manusia bagi perusahaan
yang bersangkutan. Pelatihan adalah proses peningkatan kemampuan teknis dan
moral kerja karyawan operasional sesuai dengan kebutuhan tugas-tugasnya.
1.2.5. PEMBERHENTIAN.
Pemberhentian (separation) adalah
putusnya hubungan kerja seorang karyawan dengan suatu perusahaan. Pemberhentian
karyawan disebabkan oleh keinginan perusahaan, keinginan karyawan, kontrak
kerja habis, peraturan perburuhan, pensiun, dan atau meninggal
dunia. Setiap karyawan yang berhenti selalu membawa biaya-biaya, seperti
biaya penarikan, seleksi, dan pelatihan yang merugikan perusahaan.
Labour
turn-over (perputaran karyawan) adalah perbandingan antara
masuk dan berhentinya karyawan suatu perusahaan.
Rumus T.O
T.O = (karyawan
masuk-karyawan berhenti) X 100%
½ (karyawan awal + karyawan akhir)
Sumber :
Hasibuan, Malayu, S.P., Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah,
Jakarta: PT Bumi Aksara, 2004